展臺人員訓(xùn)練
為了保證良好的展出效率和效果,在配備展臺人員之后,必須對他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的,掌握展臺工作技巧,培養(yǎng)合作及集體精神。
展臺人員培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)列入展出工作計劃,成為一項正常工作。如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn),至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班,時間可以是半天至兩天,但地點要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具,比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī),越正規(guī),越顯示組織者的重視,培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽,也應(yīng)參加訓(xùn)練,這對提高訓(xùn)練效果有利。
培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng),培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn),有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等,可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度,培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分,安排如下:
情況介紹:包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。首先相互自我介紹,培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹,不僅要介紹姓名、工作,還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。展出介紹,包括展覽會和展臺情況。展覽會情況,包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等,展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。展出活動介紹,包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等,并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹,要詳細(xì)介紹每一項展品,其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹,包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習(xí)慣和銷售價格等。
工作安排:向展臺人員布置展臺工作,并提出要求和標(biāo)準(zhǔn),必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的;布置展臺工作,包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等,進(jìn)行分工,提出要求;管理安排,包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等;行政安排,包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交,展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展,包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。
技術(shù)訓(xùn)練:主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同,即使是有經(jīng)驗的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)??梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外,如果可能,要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。
市場調(diào)研
在選擇展覽會和選擇展出產(chǎn)品之前,展出者已做了市場調(diào)。調(diào)研圍繞所展示的產(chǎn)品和圍繞成交開展,調(diào)研內(nèi)容包括市場、運輸、包裝、保險、稅則、匯率、折扣等。每個市場都有其特點,透徹地了解和充分準(zhǔn)備有助于展出成功,有助于成交。
需要了解的市場情況包括:市場規(guī)模、消費量、進(jìn)口量、消費值、進(jìn)口值、產(chǎn)品來源、消費增長率、消費地理分布、有關(guān)法則、市場潛力和發(fā)展趨勢、市場障礙等。如果市場對某產(chǎn)品有貿(mào)易的和非貿(mào)易的壁壘,再展出這類產(chǎn)品就要慎重考慮,除非有長遠(yuǎn)打算,否則展出就沒有太大意義了。另外要了解關(guān)稅、稅率、配額、貨幣管制、其他限制以及市場劃分等狀況。
還要了解產(chǎn)品情況,產(chǎn)品必須符合市場要求。為此,必須了解產(chǎn)品的質(zhì)量、顏色、風(fēng)格、尺寸、外觀、設(shè)計、性能、技術(shù)規(guī)格、貿(mào)易標(biāo)準(zhǔn),以及運輸包裝、消費包裝、保護(hù)要求、說明要求等。如果按市場要求專門為展出更改產(chǎn)品、包裝困難,展出者也應(yīng)該知道市場要求,并能向客戶解釋說明,只要有訂貨,可以按市場要求和客戶要求提供產(chǎn)品。
展出者必須了解競爭情況,以便知道與誰競爭,作好價格等各方面的準(zhǔn)備,需要了解的競爭情況還包括其他供應(yīng)商,包括外國和當(dāng)?shù)毓?yīng)商的名稱、供應(yīng)量、市場占有率、優(yōu)勢及弱勢、商標(biāo)及專利問題、市場主導(dǎo)產(chǎn)品的特性、市場主導(dǎo)公司成功的原因、各供應(yīng)商市場增減情況、市場價格等。
了解銷售渠道也是市場調(diào)研的一個重要內(nèi)容。首先要了解銷售整體情況,包括銷售體系、正常的銷售渠道和環(huán)節(jié)、不同渠道的相對重要性及優(yōu)劣勢、各環(huán)節(jié)各渠道的定貨數(shù)量、交貨期要求、銷售條件、價格中加價幅度、售后服務(wù)要求等。其次是確定目標(biāo)商人,即確定可能的主要買主:是進(jìn)出口商、制造商、批發(fā)商經(jīng)銷商或是零售商。
展出者還必須了解運輸條件,包括當(dāng)?shù)厥袌龅倪\輸業(yè)狀況、運輸路線、運輸方式、運輸價格,以便計算、決定產(chǎn)品報價中的運輸成本、運輸時間及成交合同中的運輸條款。
調(diào)研的具體內(nèi)容可以根據(jù)展出和成交需要定。如果展出者有條件,可以自己做調(diào)研,如果沒有條件,可以委托展出地的咨詢公司、市場調(diào)研公司。
成交準(zhǔn)備
成交準(zhǔn)備主要有三方面:產(chǎn)品、條款、資料。根據(jù)展出者的生產(chǎn)能力和財政實力并估計客戶可能的要求,決定產(chǎn)品的可供品種、數(shù)量、規(guī)格、性能以及可以做出的改進(jìn)和交貨時間等,也就是準(zhǔn)備貨源和貨單。根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果決定條款,包裝條款、交貨條款、運輸條款、付款條款等,作為洽談、簽約的基本條件。根據(jù)談判和簽約需要,準(zhǔn)備樣品、編印公司介紹、產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品介紹、價格表、合同等。樣品要與實際供貨的產(chǎn)品一致,好于或差于實際產(chǎn)品都會有麻煩。公司介紹內(nèi)容包括公司名稱、公司地址、資金、年營業(yè)額、營業(yè)范圍、職工人數(shù)等,公司介紹的目的是讓客戶了解展出者。產(chǎn)品目錄是各種產(chǎn)品的綜合介紹。產(chǎn)品介紹一種或一個系列的產(chǎn)品介紹,內(nèi)容可以詳細(xì)一些,包括各種技術(shù)規(guī)格等。展臺資料質(zhì)量要好,數(shù)量要充分。要使用當(dāng)?shù)匚淖?、貨幣單位和計量單位,讓客戶了解自己與自己了解客戶同樣重要。
產(chǎn)品知識
所有展臺人員都必須熟悉產(chǎn)品知識,包括規(guī)格、功能、特點、作用、使用方法等。美國貿(mào)易展覽局曾做過一項調(diào)查,其中一條是參觀者認(rèn)為展臺人員應(yīng)具備的知識,調(diào)查結(jié)果顯示94%以上的參觀者認(rèn)為產(chǎn)品知識是展臺人員應(yīng)具備的最重要的知識。
展臺人員掌握產(chǎn)品知識是為了促進(jìn)銷售。展臺人員如果對產(chǎn)品不熟悉,不僅不能全面介紹產(chǎn)品,還可能會給參觀者留下展出公司檔次不高的感覺。因此要在展出之前充分掌握產(chǎn)品知識。如果可能還應(yīng)掌握操作示范技巧。如果產(chǎn)品復(fù)雜,展臺人員就必須熟悉說明資料,在需要時,能迅速查找答案??傊?,展臺人員應(yīng)當(dāng)可以直接地或間接地回答客戶的所有問題。
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