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優(yōu)化辦展環(huán)境的重要性

2010-07-26 00:00 來源: 字號:【

  會展經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展也促進了會展管理的進一步規(guī)范。如今,在全國會展業(yè)發(fā)展較為發(fā)達的地方,政府已根據(jù)形勢發(fā)展的需要,成立了會展管理辦公室(以下簡稱會展辦),來統(tǒng)一協(xié)調(diào)在本地組織的展覽活動,這對理順各方面關(guān)系,促進當(dāng)?shù)貢箻I(yè)健康、有序、繁榮發(fā)展,做出了積極貢獻。

  當(dāng)前,我國會展業(yè)尚處于發(fā)展的初級階段,這個階段會展業(yè)發(fā)展面臨的一個重要問題就是如何更好地優(yōu)化辦展環(huán)境問題,可全國多數(shù)地方尚沒有明確會展業(yè)發(fā)展主管部門。目前,少數(shù)會展業(yè)發(fā)展較好的地方成立了會展辦,由會展辦履行政府對會展業(yè)管理的職責(zé)與作用,來引導(dǎo)、促進、規(guī)范當(dāng)?shù)貢箻I(yè)發(fā)展。

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  在當(dāng)前這種情況下,會展辦除了管理之外,最重要的一項職責(zé)應(yīng)該定位在優(yōu)化環(huán)境上。

  把好發(fā)展方向。在成立會展辦的地方,會展辦一般都掌握有幾百萬、上千萬不等的專項資金,這些資金的用途,顧名思義就是支持會展業(yè)發(fā)展的專項資金,大部分都用在了當(dāng)?shù)仄放普箷呐嘤?。因此,會展辦要高度重視這筆資金的使用與管理,使其真正發(fā)揮積極作用,為當(dāng)?shù)貢箻I(yè)發(fā)展服務(wù)。

  業(yè)內(nèi)分析認(rèn)為,這筆資金的主要使用方向應(yīng)體現(xiàn)在以下幾個方面:用于已成功舉辦多屆、展位較多、影響較好的展會展位補貼;用于當(dāng)?shù)刂鲗?dǎo)產(chǎn)業(yè)、優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)類新展會的培育與開發(fā);用于當(dāng)?shù)貢够顒拥男麄髋c推介等方面。會展辦通過資金的分配與使用,積極引導(dǎo)辦展的發(fā)展方向與當(dāng)?shù)禺a(chǎn)業(yè)發(fā)展趨向而行。

  充分發(fā)揮協(xié)調(diào)職能?,F(xiàn)在,很多地方的展會都出現(xiàn)了惡性競爭現(xiàn)象。比如,某省會城市有兩個自行車展舉行,這兩個自行車展開展的日期前后僅僅相差兩三天,一個規(guī)模大,一個規(guī)模小,參展商發(fā)現(xiàn)此展非彼展,彼展非此展,到底參加哪個展好呢?兩個展會各自的組辦單位都在暗地里較勁兒,爭搶參展商,不僅損害了兩個組展單位間的關(guān)系,而且給當(dāng)?shù)氐霓k展環(huán)境造成了不良影響。業(yè)內(nèi)人士把此現(xiàn)象歸結(jié)為同題材展會的競爭,也有的叫“搶會”。一個具有10多年辦展經(jīng)驗的優(yōu)秀人士曾表示,這種“搶會”能成功嗎?回答是肯定的。也就是說,你這個公司辛辛苦苦培育出來的品牌展會,有可能被別人“搶走”。

  對于類似這樣的問題,會展辦就應(yīng)當(dāng)出面“協(xié)調(diào)”了,要么合并同類項,讓這兩個展會合并,要么拉長兩個展會分別舉辦的間隔時間。在這方面,大連市展覽辦發(fā)揮了十分積極的作用。比如,2007年8月、9月,大連市原計劃舉辦兩場美容美發(fā)類展會,但考慮到兩個展會在開展時間上僅差一個多月,不利于會展產(chǎn)業(yè)發(fā)展,大連市展覽辦便積極協(xié)調(diào)兩家組展單位———沈陽紅馬展覽廣告有限公司和大商展覽有限公司,促成了雙方聯(lián)合辦展,避免了惡性競爭。

  充分發(fā)揮服務(wù)職能。會展辦作為政府機構(gòu),政府是服務(wù)社會的,當(dāng)然會展辦也就是服務(wù)會展企業(yè)的。

  在如今的會展市場上,辦展機構(gòu)多數(shù)是民營企業(yè)。調(diào)查發(fā)現(xiàn),絕大多數(shù)企業(yè)規(guī)模小、實力弱,且生存較為困難,這些企業(yè)在辦展過程中用于“擺平”工商、稅務(wù)、消防、安全保衛(wèi)、衛(wèi)生等各方面關(guān)系的費用支出幾近于招展的費用,甚至還要高。


  比如,某城市區(qū)政府組織了一個文化節(jié),即便開展前區(qū)政府有關(guān)部門已經(jīng)召集有關(guān)部門開了協(xié)調(diào)會,但各種各樣的“吃、拿、卡、要”使得辦展單位不得不動用大量資金,并安排幾個人去處理各方面關(guān)系。更有甚者,展會明天上午8點就要開會,今天下午都下班了,消防安全書都沒有辦下來,沒有消防安全書,辦展單位就沒法到工商部門領(lǐng)取辦展批文,不能領(lǐng)取批文,就意味著你這個展會不合法。怎么辦?只好用“錢”來消災(zāi),等到展會快結(jié)束了,批文也“補辦”下來了,證明了你這個展會不違法,不被處理。

  鑒于如此種種情況,會展辦應(yīng)發(fā)揮職能作用,協(xié)調(diào)工商、消防、公安、衛(wèi)生、稅務(wù)等部門設(shè)立一站式服務(wù)大廳,規(guī)定在幾個小時或者半天時間內(nèi),讓辦展單位集中辦完所有手續(xù)。如果說建立一站式服務(wù)大廳條件不允許,也可以協(xié)調(diào)辦展會所涉及到的有關(guān)部門在每周固定的某個時間,統(tǒng)一集中辦理舉辦展會的有關(guān)手續(xù)。

  如今,全國各地已成立的會展辦、展覽管理辦公室已達幾十家。建議,中國貿(mào)促會、國家商務(wù)部等單位應(yīng)盡快專門組織全國各地的會展辦、展覽管理辦公室年會、交流會,對會展辦、展覽管理辦公室的職責(zé),尤其是會展辦、展覽管理辦公室在優(yōu)化辦展環(huán)境方面的經(jīng)驗或做法等,定期進行集中探討,這對于促進我國會展業(yè)的健康發(fā)展非常必要。

商務(wù)部外貿(mào)發(fā)展事務(wù)局
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