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制定展會預(yù)算的過程

2012-06-09 00:00 來源: 字號:【

  制定展會預(yù)算的過程

  展會預(yù)算是展會前期管理的一部分,必須結(jié)合辦展(參展)具體目標(biāo),有計劃、有步驟地進行.經(jīng)驗表明,在參展前、展會中、展會后,分別投入65%,25%,10%的精力,將獲得最好的展會效果。

  首先,明確辦展(參展)的具體目標(biāo)。如實現(xiàn)成交額5億美元,參觀人數(shù)達到1萬人,樹立參展企業(yè)的形象,等等。在明確具體目標(biāo)的基礎(chǔ)上,才能著手制定展會預(yù)算,只有能實現(xiàn)展會目標(biāo)的預(yù)算才是合理的、成功的預(yù)算。

  第二步,收集信息。有三類信息需要收集:過去的預(yù)算數(shù)據(jù)、展會所需商品的最新價格信息、通貨膨脹的相關(guān)信息。其中,要注意通貨膨脹的信息,因為預(yù)算制定離展會正式舉辦有一定的時間間隔,對可能的物價上漲做未雨綢繆的準(zhǔn)備,可以保證展會經(jīng)費充足。

  第三步,擬訂預(yù)算。在以上三類信息的基礎(chǔ)上,對需要支出的各種費用和可能取得的各項收人進行詳細(xì)的列表分析,根據(jù)總預(yù)算作必要的調(diào)整,可以制定出相對精確的預(yù)算,來指導(dǎo)展會工作。

  第四步,公布預(yù)算,征求意見。預(yù)算草案成形后,要征求各方的意見,有幾個原則要注意:一是選定一個人負(fù)責(zé)全部直接開支,明確費用標(biāo)準(zhǔn)和使用的權(quán)限及范圍,交代清楚展出目標(biāo)和預(yù)算額,向全體籌備人員說明;二是不輕易改變授權(quán),也不輕易改變被授權(quán)人的決定;三是不要保密,要將預(yù)算限額告知有關(guān)的人員,包括外部的承包商,參考各方的意見,可以使預(yù)算更加合理。

  第五步,修正預(yù)算。由于預(yù)算是通過估計制定的,難以保證準(zhǔn)確,需要不斷地調(diào)整。一個耗資不菲的展會,其預(yù)算至少每兩個月要檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題就及時進行調(diào)整,使之符合實際情況和需要。必須說明的是,改變預(yù)算是很正常的,但任何改變都應(yīng)有充分的理由。如果理由成立,即使會造成額外的開支,甚至損失,都要堅決改變。最好的方法是仔細(xì)調(diào)研、認(rèn)真核算、周密安排。而且,要注意的是,改變預(yù)算的時間離展會開幕日期越近,可能產(chǎn)生的額外費用就越高。

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