與展覽服務公司之間進行協(xié)調

　　展覽會服務公司主要有指定展品運輸商、指定展位承建商、指定旅游代理、會展禮儀服務公司，參展商很多時候會將它們看作是辦展機構的一部分，它們的表現(xiàn)直接影響到展覽會本身在參展商心中的印象，所以辦展機構也要和以上這些單位進行很好的溝通，才能使它們?yōu)閰⒄股烫峁┘皶r、專業(yè)、快捷的服務，同時也可以很好地提升展會本身的形象和品牌，增加參展商下一次參展的積極性。

　　指定展品運輸商是辦展機構在舉辦一次展覽會時，制定的展品專業(yè)運輸公司，它的主要任務就是在指定的時間內將參展商的展品、展具和宜傳資料等及時、安全地運到展覽會現(xiàn)場，并且在展后將以上東西安全地運往參展商指定的地點。一般比較大型的展覽會都會有國內運輸代理和海外運輸代理之分，因為海外運輸代理除了運輸之外還必須精通海關的報關等。辦展機構指定的展品運輸商必須經(jīng)驗豐富，有足夠的能力處理一些突發(fā)事件;專業(yè)性強，精通展品的包裝要求;有效溝通，參展商、辦展機構甚至海關之間能進行很好的溝通;收費合理，有效地降低參展商的參展費用。

　　指定展位承建商是在一次展覽會中，負責展位搭建的公司，它同指定展品運輸商一樣，不僅對辦展機構負責，同時也對參展商負責.它的任務是按照參展商的要求搭建展位，同時將展覽會的主題和理念很好地用展臺和展位表達出來。辦展機構在選擇展位承建商時，首先要考慮它的技術是否全面，是否精通展臺設計和裝潢技術，是否具備展架展具及施工材料等專業(yè)知識，同時還要考察這個公司在進行展臺搭建時是否有創(chuàng)意，因為參展商和觀眾對于展覽會的第一印象是從展臺設計開始的，它在很大程度上影響到展會的整體形象和參展商的展出效果，一個好的展臺設計不僅要具備它的展示功能，還要將參展商的展出理念藝術性地體現(xiàn)出來。

　　辦展機構在指定旅游代理時，要注意到會展旅游者與一般旅游者之間的區(qū)別。會展旅游涉及到的商務客人都是一些公司的高層人士，他們消費水平高、受過良好教育、文化程度高、時間安排緊、活動節(jié)奏快，所以他們需要快速優(yōu)質的服務。會展旅游者的目的是為了工作，因此在對飯店選擇、客房設施要求、服務內容與速度等旅游產(chǎn)品的需求都是由他們的工作目的和是否有利于他們更好地完成工作而決定的，所以會展旅游者對提供會展旅游產(chǎn)品與服務的飯店、旅行社、航空公司等企業(yè)提出了更高的要求。

　　選擇展覽會的禮儀服務公司也要盡量做到專業(yè)化，它提供的服務主要有提供禮儀小姐、熱氣球廣告、鮮花服務一些瑣碎的服務，這些工作又是直接面對觀眾和參展商的，所以請一個非常不專業(yè)的會展禮儀服務公司，會極大地危害辦展機構和展覽會本身的形象。

　　除此以外，還要找到合適的媒體支持單位，如積極地召開新聞發(fā)布會、提供具有新聞價值的材料，這些都是為了爭取媒體對此次展覽會做出正面和全面的報道。辦展機構一定要處理好與媒體的關系，同時想辦法與一些主流媒體建立起一種長期的合作伙伴關系，否則媒體的一些不利于展覽會的負面新聞很可能會導致前面的一切工作前功盡棄。