?? ? ?建立一個(gè)新的展位可能是一項(xiàng)艱巨的挑戰(zhàn)，特別是當(dāng)您剛接觸該行業(yè)或發(fā)出第一份提案請(qǐng)求時(shí)。 為了幫助您瀏覽這個(gè)未知領(lǐng)域 - 或者只是簡(jiǎn)單了解RFP基礎(chǔ)知識(shí) - 這是我的分步指南，以及我從中學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

?? ? ?當(dāng)你的待辦事項(xiàng)清單上出現(xiàn)“建立一個(gè)新的展位”時(shí)，這足以讓大多數(shù)人躲避和掩護(hù)。畢竟，新的構(gòu)建意味著您不僅要負(fù)責(zé)投資大量公司的現(xiàn)金，而且還必須與未來(lái)幾年所產(chǎn)生的展覽資產(chǎn)一起承擔(dān)并承擔(dān)責(zé)任。你猜怎么著？由于亞馬遜（Amazon.com）沒(méi)有出版一本名為“為傻瓜館建造的展臺(tái)”的書(shū)，因此新手非常不走運(yùn)。

?? ? ?因此，當(dāng)我以前的同事Marcey Culp，CTSM，CMP和我?guī)啄昵巴瓿闪宋覀兊牡谝淮涡陆üぷ鲿r(shí)，類(lèi)似恐慌的東西悄悄進(jìn)入了我們的肚子坑并且居住了大約一年。我們公司當(dāng)時(shí)擁有兩個(gè)展位，但形狀非常糟糕;而且，他們看起來(lái)完全不同，為我們的品牌提供了連續(xù)性。自從我們即將推出一款新產(chǎn)品以來(lái)，管理層希望在短短一年多的時(shí)間內(nèi)為即將到來(lái)的重大展會(huì)帶來(lái)全新的面貌。我們需要建立一個(gè)不僅滿(mǎn)足我們的營(yíng)銷(xiāo)需求的展臺(tái)，而且還可以重新配置尺寸，包括從20英尺到20英尺的直線(xiàn)到50英尺到50英尺的島嶼。

?? ? ?為了使問(wèn)題進(jìn)一步復(fù)雜化，在管理層訂購(gòu)新建筑之前不久，我們的展廳折疊起來(lái)。我們不是試圖在當(dāng)時(shí)與新的展覽公司和客戶(hù)經(jīng)理建立關(guān)系，而是將我們的AE跟蹤到一家新公司，然后為我們的展品進(jìn)行存儲(chǔ)，維護(hù)和現(xiàn)場(chǎng)管理。因此，當(dāng)我們進(jìn)入展位建設(shè)過(guò)程時(shí)，我們是完整的新建新手，我們公司與其展覽館的關(guān)系不太完善。

?? ? ?當(dāng)我們開(kāi)始這項(xiàng)努力時(shí)，我會(huì)為這種指導(dǎo)提供我的右臂。很少有人能夠從頭到尾準(zhǔn)確地解釋這個(gè)過(guò)程是如何運(yùn)作的，更不用說(shuō)戰(zhàn)術(shù)在這個(gè)過(guò)程中創(chuàng)造了奇跡 - 或者是悲慘地失敗了。這就是我將它傳遞給你的原因。雖然每個(gè)RFP情況都不同，但這本簡(jiǎn)單的指南充滿(mǎn)了我們學(xué)到的寶貴經(jīng)驗(yàn)，可以幫助您更快，更高效地完成新的構(gòu)建。

?? ? ?1.制定時(shí)間表和預(yù)算

?? ? ?我們的第一步是建立構(gòu)建的基本時(shí)間表，包括我們必須確定潛在展廳的目標(biāo)月份，發(fā)送信息請(qǐng)求（RFI），接收響應(yīng)并縮小范圍，向其余公司發(fā)布RFP ，審查他們的演示文稿，選擇一個(gè)新的展覽室，開(kāi)始和完成建設(shè)，并將展位運(yùn)送到第一個(gè)展覽。

?? ? ?接下來(lái)，使用從研究，行業(yè)平方英尺平均值和過(guò)去經(jīng)驗(yàn)中收集的信息，我們?cè)O(shè)計(jì)了預(yù)算并將我們的資本支出請(qǐng)求發(fā)送給管理層，該管理層在新展位首次亮相前一年獲得批準(zhǔn)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：由于這是我們的第一次構(gòu)建，我們不知道每個(gè)步驟需要多長(zhǎng)時(shí)間，因此我們無(wú)法從一開(kāi)始就開(kāi)始我們的時(shí)間表并努力完成。但我們知道展位何時(shí)必須準(zhǔn)備就緒，所以我們從那天開(kāi)始并向后工作。我們還為意外延遲提供了大量的額外時(shí)間，允許我們按時(shí)完成構(gòu)建，即使在此過(guò)程中遇到了一些小的挫折。

?? ? ?2.創(chuàng)建一個(gè)任務(wù)組并收集信息

?? ? ?有了建設(shè)的資金，我們需要設(shè)定目標(biāo)并確定這個(gè)新展位的外觀(guān)和感覺(jué)。我們迅速建立了一個(gè)內(nèi)部展位建設(shè)工作組，由我的經(jīng)理，副總裁和品牌經(jīng)理級(jí)別的營(yíng)銷(xiāo)代表，商業(yè)集團(tuán)的高級(jí)管理人員，企業(yè)傳播/投資者關(guān)系代表，醫(yī)學(xué)科學(xué)聯(lián)絡(luò)人組成（我們是在制藥行業(yè)），來(lái)自銷(xiāo)售管理和財(cái)務(wù)部門(mén)的關(guān)鍵人物。除了商業(yè)團(tuán)體之外，我們的團(tuán)隊(duì)還必須包括個(gè)人。我們的展位對(duì)我們公司內(nèi)的其他團(tuán)隊(duì)同樣重要，我們需要所有參與者的投入和支持。

?? ? ?然后，我們?yōu)樾〗M編制了一份問(wèn)題清單，并安排了一系列會(huì)議來(lái)回答這些問(wèn)題。問(wèn)題包括“您喜歡/不喜歡我們目前的展位？”和“你希望與會(huì)者在我們的空間內(nèi)進(jìn)行什么樣的旅程？” “你想讓我們的展位有什么樣的感受？”和“我們必須傳達(dá)什么信息？”經(jīng)過(guò)幾次會(huì)議，我們制定了新展覽的主要目標(biāo)和成果清單。

?? ? ?在此期間，我們還開(kāi)始收集RFP所需的數(shù)據(jù)，例如公司使命聲明，產(chǎn)品樣本，非設(shè)計(jì)相關(guān)要求列表（如員工經(jīng)驗(yàn)水平，促銷(xiāo)支持能力等），Pantone Matching系統(tǒng)（PMS）徽標(biāo)顏色和使用說(shuō)明等

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：我們的工作組成員總是在路上，將我們的決策者聚集在一個(gè)地方，一次證明幾乎是不可能的。觀(guān)看圖像，檢查樣本，簡(jiǎn)單地面對(duì)面交談對(duì)于成功的關(guān)鍵是至關(guān)重要的

?? ? ?3.確定潛在的展覽館

?? ? ?整個(gè)1月和2月，我研究了展覽館并編制了一份我認(rèn)為可以提供我們的設(shè)計(jì)，施工和服務(wù)要求的七個(gè)清單。 然后我參加了EXHIBITORLIVE，一個(gè)展覽和活動(dòng)專(zhuān)業(yè)人士的教育會(huì)議和博覽會(huì)，在那里我與幾個(gè)新的展覽館進(jìn)行了交談，并在我們的潛在公司名單中增加了另外四個(gè)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：雖然我想盡可能多地確定可行的展覽公司 - 并確保“完美的公司”沒(méi)有完全克服 - 我不應(yīng)該添加最后四家公司。 雖然這些公司并沒(méi)有以任何方式缺乏，但他們的加入使總數(shù)達(dá)到11，這太多了，無(wú)法有效管理。

?? ? ?因此，不像我們那樣向11家公司發(fā)放RFI，而是徹底研究每家公司并進(jìn)行口頭訪(fǎng)談，以幫助將該領(lǐng)域縮小到更易管理的數(shù)量。

?? ? ?4.制定并發(fā)布RFI

?? ? ?從我們的AE和我們的工作組開(kāi)發(fā)的問(wèn)題中刪除模板，我們的團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建了一個(gè)五頁(yè)的RFI，要求提供九個(gè)主要類(lèi)別的信息：

?? ? ??一般信息：公司是否具有全球影響力？它雇用了多少人？它的企業(yè)理念是什么？

?? ? ??帳戶(hù)團(tuán)隊(duì)：可能分配給我們帳戶(hù)的團(tuán)隊(duì)處理了多少客戶(hù)？什么，如果有的話(huà)，分包合同？

?? ? ??技術(shù)與設(shè)計(jì)：目前有多少設(shè)計(jì)師在工作人員？如果有的話(huà)，公司在過(guò)去三年中為展覽設(shè)計(jì)或相關(guān)工作贏得了哪些獎(jiǎng)項(xiàng)？是否安裝和拆除外包？該公司是否提供庫(kù)存跟蹤功能？

?? ? ??客戶(hù)/貿(mào)易展經(jīng)驗(yàn)：公司是否在我們的行業(yè)或行業(yè)中擁有其他客戶(hù)？誰(shuí)是公司的十大客戶(hù)？在過(guò)去的一年里，外國(guó)公司在哪些公司做生意？

?? ? ??定價(jià)：公司的定價(jià)理念是什么？目前的制造，倉(cāng)庫(kù)處理，圖形設(shè)計(jì)，存儲(chǔ)等費(fèi)率是多少？租賃展覽是一種選擇嗎？

?? ? ??財(cái)務(wù)狀況：公司的Dun＆Bradstreet評(píng)級(jí)是多少？公司在可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)預(yù)期會(huì)有多大的收入增長(zhǎng)？

?? ? ??制藥行業(yè)詳情：公司在醫(yī)療保健行業(yè)擁有多少經(jīng)驗(yàn)？最近在哪些醫(yī)療展上創(chuàng)建和/或安裝了展品？

?? ? ??附加信息：哪些人格特質(zhì)描述了公司的企業(yè)文化？公司可以選擇代表什么樣的動(dòng)物？

?? ? ??參考文獻(xiàn)：我們可以就與公司合作的經(jīng)歷聯(lián)系誰(shuí)，特別是如果他們來(lái)自制藥行業(yè)？

?? ? ?我們將RFI發(fā)送給了所選的11家公司，并提供了收到其提案的截止日期。一旦我們收到了提案，我們就每個(gè)提案進(jìn)行了分析，比較了我們的目標(biāo)，以及他們的反應(yīng)的質(zhì)量和速度，并且除了五個(gè)展覽館外，我們都取消了。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：嚴(yán)格的期限是關(guān)鍵，因?yàn)?1家公司中只有8家遇到了它。作為一名展覽經(jīng)理，我理解繁忙的日程安排，但如果一個(gè)展覽館無(wú)法滿(mǎn)足我們的第一個(gè)截止日期甚至還沒(méi)有確保我們的業(yè)務(wù)，那么我只能猜到它有多少截止日期后才會(huì)有錢(qián)。因此，定義和執(zhí)行一個(gè)下降的截止日期使我能夠快速，輕松地消除三個(gè)展廳，并更加關(guān)注剩下的八個(gè)展館。

?? ? ?我的RFI也非常詳細(xì)，因?yàn)樗a(chǎn)生了大量難以篩選的信息，使我們的團(tuán)隊(duì)很難確定關(guān)鍵的差異化因素并保持按計(jì)劃進(jìn)行。因此，盡可能簡(jiǎn)化您的RFI，磨練對(duì)您和您的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)較重要的領(lǐng)域。

?? ? ?5.創(chuàng)建RFP

?? ? ?在RFI過(guò)程中，我們使用我們的研究以及我們的工作組開(kāi)發(fā)的信息和要求同時(shí)創(chuàng)建了RFP。以下是我們RFP的六個(gè)組成部分。

?? ? ??公司概況：這包括對(duì)我們公司，其產(chǎn)品和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的描述，我們的使命陳述，核心價(jià)值觀(guān)，組織結(jié)構(gòu)，關(guān)鍵企業(yè)信息，公司徽標(biāo)和PMS顏色以及使用要求。

?? ? ??營(yíng)銷(xiāo)策略：我們總結(jié)了我們的一般品牌營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃和產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)信息，并包括關(guān)鍵的銷(xiāo)售和營(yíng)銷(xiāo)宣傳材料，促銷(xiāo)活動(dòng)策略，平面廣告以及公司每個(gè)產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)情況。

?? ? ??挑戰(zhàn)/目標(biāo)：本節(jié)詳細(xì)介紹了現(xiàn)有屬性的問(wèn)題，以及新構(gòu)建的功能和設(shè)計(jì)目標(biāo)。

?? ? ??服務(wù)：我概述了未來(lái)三到五年我們需要的服務(wù)，包括整體帳戶(hù)管理，展位物業(yè)存儲(chǔ)，國(guó)際展覽，可能的庫(kù)存管理等。

?? ? ??照片：在這里，我們共享現(xiàn)有屬性的圖像，包括單個(gè)元素和細(xì)節(jié)。

?? ? ??預(yù)算：我們選擇共享一般預(yù)算范圍而不是項(xiàng)目的確切數(shù)字。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：最初，我們想隱瞞所有預(yù)算信息有兩個(gè)原因：1）我們不希望我們的預(yù)算限制設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)作過(guò)程，2）我們擔(dān)心展覽館只會(huì)打一個(gè)等價(jià)的標(biāo)簽我們的設(shè)計(jì)預(yù)算，無(wú)論展位的實(shí)際價(jià)值如何。

?? ? ?然而，我們也知道設(shè)計(jì)師需要一個(gè)指導(dǎo)方針，所以在我們發(fā)出RFP之前不久，我們提供了一個(gè)球場(chǎng)預(yù)算，以提供一些靈活性。我們還強(qiáng)調(diào)，設(shè)計(jì)師應(yīng)該包括他們可以考慮的所有令人驚嘆的因素，而不考慮成本，因?yàn)槲覀儠?huì)考慮超出我們的預(yù)算限制，如果他們的創(chuàng)造能力得到保證。

?? ? ?我推薦這個(gè)棒球場(chǎng)策略，因?yàn)樗鼮樵O(shè)計(jì)師提供了足夠的框架來(lái)開(kāi)發(fā)一些參數(shù)，但它也為他們提供了一些靈活創(chuàng)造肌肉的空間。

?? ? ?6.發(fā)布RFP

?? ? ?然后，我們將RFP發(fā)送到五個(gè)展覽館以及保密協(xié)議（基本上說(shuō)明我們不會(huì)分享他們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，他們不能分享我們的知識(shí)產(chǎn)權(quán)）和一種接受形式。由于RFP流程需要各方的相當(dāng)大的承諾，完整的接受形式（我們將其作為RFP文件的最后一頁(yè)，并要求由公司代表簽署并通過(guò)傳真或電子郵件返回給我們）我告訴我，展覽館正在進(jìn)入RFP流程并打算完成。

?? ? ?RFP附帶的一些補(bǔ)充說(shuō)明和信息。例如，求職信列出了所有響應(yīng)RFP的競(jìng)爭(zhēng)公司，并提供了他們必須提交其他問(wèn)題和要求澄清的截止日期。然后它解釋說(shuō)我們會(huì)在某個(gè)日期回答每個(gè)問(wèn)題，并在每個(gè)問(wèn)題和答案上復(fù)制所有公司。

?? ? ?RFP還包含有關(guān)公司應(yīng)如何回應(yīng)的詳細(xì)說(shuō)明。例如，它解釋了我們期望在演示期間看到的內(nèi)容及其建議的長(zhǎng)度，我們需要以書(shū)面形式看到的內(nèi)容，需要多少份副本以及以何種格式列出將要出席的視聽(tīng)設(shè)備，可用的視聽(tīng)設(shè)備等等。我們要求所有創(chuàng)意概念在任何定價(jià)信息之前和之前分開(kāi)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：雖然接受形式可能沒(méi)有法律約束力，但我們想要的不只是握手，以確保每個(gè)公司對(duì)這一過(guò)程的承諾;否則，我們有很多其他公司愿意簽署表格。因此，我鼓勵(lì)您在RFP中包含類(lèi)似元素，以確定每個(gè)展覽中心是否有意響應(yīng)。如果公司沒(méi)有退回此表格，如果您的公司政策或采購(gòu)部門(mén)要求最低數(shù)量的投標(biāo)人，您可能需要重新考慮將RFP發(fā)送到之前已淘汰的展覽中心。

?? ? ?我們知道，分鐘公司收到RFP，電話(huà)線(xiàn)會(huì)嗡嗡作響，因?yàn)殇N(xiāo)售代表試圖找出他們競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)手。因此，我們?cè)谇舐毿胖辛谐隽怂泄?，而不是培養(yǎng)神秘感。這種策略不僅清除了電話(huà)線(xiàn)路，而且還允許公司發(fā)揮其與競(jìng)爭(zhēng)公司相關(guān)的優(yōu)勢(shì) - 這反過(guò)來(lái)又使我們能夠更容易地比較它們。

?? ? ?為傳入的問(wèn)題設(shè)定時(shí)間表，我們的回復(fù)也使我們能夠評(píng)估每家公司滿(mǎn)足最后期限的能力;此外，我們的準(zhǔn)時(shí)響應(yīng)顯示，展覽公司也可以阻止我們討價(jià)還價(jià)。

?? ? ?保持問(wèn)答流程的透明度有助于公平競(jìng)爭(zhēng)，因?yàn)槲覀兿Ｍ泄径紦碛袆?chuàng)建設(shè)計(jì)的相同信息。這種公開(kāi)的溝通使得展覽公司對(duì)他們提出的問(wèn)題以及他們?nèi)绾卧?xún)問(wèn)他們的問(wèn)題三思而后行，因?yàn)闆](méi)有人想要泄露任何關(guān)于他們正在做什么的線(xiàn)索。

?? ? ?此外，問(wèn)答過(guò)程對(duì)我們來(lái)說(shuō)節(jié)省了時(shí)間，因?yàn)樗刮覀儾荒芤槐橛忠槐榈鼗卮鹣嗤膯?wèn)題。但是，這可能會(huì)阻止一些公司建立競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。如果沒(méi)有我們的信息共享流程，也許一家公司會(huì)提出幾個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，允許它開(kāi)發(fā)比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更好的設(shè)計(jì) - 并讓我們見(jiàn)證其分析能力。因此，權(quán)衡透明度的利弊，并決定哪種方法可以讓您較好地了解響應(yīng)公司。

?? ? ?將創(chuàng)意與成本分開(kāi)也很關(guān)鍵。一旦你在管理層成員面前提到一個(gè)美元數(shù)字，他們似乎幾乎聽(tīng)不到任何事情。通過(guò)首先關(guān)注創(chuàng)意概念和第二個(gè)美元數(shù)字，我們可以更好地評(píng)估整個(gè)項(xiàng)目，而不是被貼紙震驚擊中。

?? ? ?7.檢查財(cái)務(wù)和參考

?? ? ?當(dāng)公司處理他們的提案時(shí)，我們的會(huì)計(jì)師事務(wù)所對(duì)每家公司進(jìn)行了財(cái)務(wù)檢查，發(fā)現(xiàn)所有公司都信譽(yù)良好。同時(shí)，我們開(kāi)始聯(lián)系所有35個(gè)參考文獻(xiàn)并向他們提出相同的問(wèn)題。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：雖然進(jìn)行參考檢查很繁瑣，但只是與繁忙的展覽經(jīng)理聯(lián)系是一個(gè)挑戰(zhàn)，這是一個(gè)令人大開(kāi)眼界。我們不僅了解了每家公司的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，而且還完全消除了其中一家公司的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)。顯然，該公司并沒(méi)有花時(shí)間檢查自己的參考資料，因?yàn)閰⒄股虉?bào)告說(shuō)在一個(gè)充滿(mǎn)鯊魚(yú)的大池塘中感覺(jué)像小魚(yú)一樣自生自滅，這正是我們希望避免的那種情況。

?? ? ?8.執(zhí)行現(xiàn)場(chǎng)訪(fǎng)問(wèn)

?? ? ?在進(jìn)行參考檢查后，我們?cè)L問(wèn)了其余五家展覽公司中的四家，不包括我們目前的展覽館。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：倉(cāng)庫(kù)是世界各地的倉(cāng)庫(kù)，所以對(duì)我們來(lái)說(shuō)，訪(fǎng)問(wèn)是一個(gè)機(jī)會(huì)

?? ? ?9.分析演示文稿

?? ? ?當(dāng)公司提出他們的設(shè)計(jì)時(shí)，工作組使用記分卡來(lái)評(píng)估每個(gè)提案。記分卡采用點(diǎn)數(shù)系統(tǒng)，其中一個(gè)是“可接受的”，五個(gè)是“非常好”。要求團(tuán)隊(duì)成員根據(jù)以下九個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每個(gè)公司的演示進(jìn)行評(píng)分：

?? ? ??靈活性：展位是否適應(yīng)不同的空間和產(chǎn)品？

?? ? ??功能：設(shè)計(jì)是否適合交互式事件，劇院式設(shè)置，高流量贈(zèng)品等？

?? ? ??整體設(shè)計(jì)：整體設(shè)計(jì)如何幫助我們有效地傳達(dá)我們的形象，信息和品牌？

?? ? ??客戶(hù)團(tuán)隊(duì)：團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)性是否適合我們公司，他們是否都有足夠的經(jīng)驗(yàn)將我們的計(jì)劃提升到新的水平？

?? ? ??總計(jì)劃：展覽館是否提供一系列服務(wù)，例如在線(xiàn)庫(kù)存管理;展前，會(huì)后和展后推廣計(jì)劃;測(cè)量工具;等等。？

?? ? ??制藥經(jīng)驗(yàn)：公司及其客戶(hù)團(tuán)隊(duì)是否有足夠的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)？

?? ? ??融資方案：付款，租賃和/或租賃條款是否符合我們公司的需求？

?? ? ??成本：成本是否合理且在我們的預(yù)算范圍內(nèi)？

?? ? ??金融穩(wěn)定性：公司的財(cái)務(wù)狀況是否合理穩(wěn)定？

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：記分卡幫助我們組織思想并強(qiáng)化一般感受。事實(shí)上，使用它們可以讓我們根據(jù)其極低的總分?jǐn)?shù)來(lái)消除另一家公司。但是，任務(wù)組成員的得分變化很大，團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的重要性有不同的看法，即得分卡不是我們決策中的突出因素。相反，它只是我們軍火庫(kù)中的另一個(gè)工具。底線(xiàn)：使用記分卡作為討論每個(gè)公司的高點(diǎn)和低點(diǎn)的指南，而不是最終決定因素。

?? ? ?10.選擇并通知獲勝者和輸家

?? ? ?在最后一次演示的24小時(shí)內(nèi)，工作組提交了他們的分?jǐn)?shù)，并將結(jié)果列表。到那個(gè)星期結(jié)束時(shí)，我們?cè)u(píng)估了我們的分?jǐn)?shù)和意見(jiàn)，最后選擇了一家我們認(rèn)為最符合我們需求的公司。

?? ? ?我們立即通知了獲獎(jiǎng)公司;然而，我們還給剩下的公司發(fā)了一封信，說(shuō)明他們沒(méi)有贏得我們的業(yè)務(wù)，并特別說(shuō)明為什么我們選擇了另一家公司而不是他們的公司。然后我們跟隨每個(gè)未經(jīng)選擇的公司的個(gè)人電話(huà)，重申信的細(xì)節(jié)，并感謝代表們的時(shí)間。

?? ? ?在通知獲獎(jiǎng)公司后不久，我們邀請(qǐng)其代表到我們的辦公室與我們的整個(gè)團(tuán)隊(duì)會(huì)面，包括產(chǎn)品經(jīng)理，商業(yè)管理，展覽管理等。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：雖然這些電話(huà)和信件似乎是浪費(fèi)時(shí)間，但對(duì)于我們個(gè)人來(lái)說(shuō)，它們是這個(gè)過(guò)程的關(guān)鍵部分。顯然，我們不喜歡向人們傳播壞消息，但考慮到他們致力于這個(gè)過(guò)程的時(shí)間，金錢(qián)和情感參與，我們不希望失去公司得到相當(dāng)于“親愛(ài)的約翰”的信。事實(shí)上，我們覺(jué)得我們欠他們，我們認(rèn)為我們甚至可以通過(guò)一些建設(shè)性的批評(píng)得分，他們可以用來(lái)改善并希望贏得他們的下一次競(jìng)標(biāo)。這些公司對(duì)我們的后續(xù)行動(dòng)感到驚喜，并非常感激。

?? ? ?11.準(zhǔn)備一份執(zhí)行摘要

?? ? ?一旦我們的團(tuán)隊(duì)選擇了我們的新展廳，我們就為管理層撰寫(xiě)了一份一頁(yè)的執(zhí)行報(bào)告，一目了然地解釋了整個(gè)展位建設(shè)過(guò)程 - 包括我們以前擁有的，我們需要什么，提出了什么計(jì)劃，推薦和我們的推理。然后，我們將摘要發(fā)送給我們的商業(yè)發(fā)展副總裁和我們的首席執(zhí)行官，他們迅速批準(zhǔn)了購(gòu)買(mǎi)。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)：雖然這個(gè)總結(jié)只花了我們一個(gè)小時(shí)來(lái)完成和交付，但它為我們節(jié)省了數(shù)周甚至數(shù)月的時(shí)間。我們不是必須向命令鏈中的多個(gè)人解釋RFP流程的每個(gè)細(xì)節(jié)，而是直接通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的文件在一個(gè)簡(jiǎn)短的坐位中消化。在收到摘要后的兩周內(nèi)，管理層簽署了新版本，我們就在路上。

?? ? ?超越構(gòu)建

?? ? ?即使是最精心策劃的流程也容易出現(xiàn)一兩個(gè)問(wèn)題。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，我們的主要噓聲涉及山姆大叔。在確定新建筑的第一個(gè)年度預(yù)算時(shí)，我們的新展館詢(xún)問(wèn)我們?nèi)绾斡?jì)劃在展位上支付銷(xiāo)售稅。哎呀！我們忘記在預(yù)算中包含銷(xiāo)售稅，并且沒(méi)有人在此過(guò)程中提及過(guò)。從來(lái)沒(méi)有建立過(guò)新的展位，我們從未遇到過(guò)這個(gè)問(wèn)題。然而，經(jīng)過(guò)一番調(diào)查后，我們的會(huì)計(jì)部門(mén)確定我們?cè)谡刮粶?zhǔn)備好的前兩次納稅，并且我們從預(yù)算中的多個(gè)區(qū)域重新分配資金以應(yīng)對(duì)財(cái)政監(jiān)督。擺脫舊物業(yè)的成本和麻煩讓我們措手不及。雖然我們?cè)噲D通過(guò)經(jīng)紀(jì)公司出售這些展品，但我們最終還是付了我們之前的展覽館來(lái)銷(xiāo)毀它們。下一次，我們將從展覽館得到一個(gè)估計(jì)，并在建造新展位之前很久就購(gòu)買(mǎi)其他選擇。

?? ? ?盡管面臨一些意想不到的挑戰(zhàn)并且在此過(guò)程中學(xué)到了一些艱難的教訓(xùn)，但這個(gè)RFP流程為我們公司提供了良我希望它能為您做到這一點(diǎn)，并且您的展臺(tái)建設(shè)冒險(xiǎn)盡可能無(wú)痛苦。但請(qǐng)記住，建立一個(gè)攤位很像分娩 - 通常會(huì)有很多艱苦的工作和痛苦，但幾周之后，你會(huì)忘記痛苦并將所有精力都集中在新的嬰兒攤位上。

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