展覽會(huì)前的準(zhǔn)備工作過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)表明，中國(guó)企業(yè)去歐洲參展或做生意準(zhǔn)備都不夠充分，他們不了解當(dāng)?shù)貙?duì)商品質(zhì)量的要求、經(jīng)銷體系以及當(dāng)?shù)氐纳顥l件。而是籌備階段恰恰是進(jìn)行業(yè)務(wù)的成功基礎(chǔ)。

　　按時(shí)間順序介紹說(shuō)，在展覽會(huì)前12個(gè)月到9個(gè)月應(yīng)更多地了解市場(chǎng)和展覽會(huì)。首先是收集信息，這些信息包括：市場(chǎng)信息、行業(yè)信息、地區(qū)經(jīng)濟(jì)信息和展覽會(huì)信息。既然要參加展覽會(huì)，就應(yīng)該了解：

　　1.展覽會(huì)的類型、目標(biāo)定位、知名度和成效性；2.參觀費(fèi)用、參觀者的專業(yè)性、參觀者的區(qū)域性、參展商的區(qū)域性；3.主辦者、協(xié)辦者、時(shí)間、地點(diǎn)；4.參展條件、展品范圍、報(bào)名截止日期、參展費(fèi)用等信息。

　　這些信息您可以通過(guò)因特網(wǎng)有針對(duì)性地檢索搜集，同時(shí)更為重要的手段是進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，葛先生強(qiáng)調(diào)，在市場(chǎng)調(diào)研上花的每一分錢都會(huì)得到超值的回報(bào)。他指出，中國(guó)的很多企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研就參加展覽會(huì)，不僅花費(fèi)了大量人力、財(cái)力，結(jié)果還未能尋找到目標(biāo)顧客。另外，在歐洲，一般都是供貨商聯(lián)系客戶，那么您就可以向有關(guān)公司購(gòu)買歐洲相關(guān)行業(yè)所有客戶和進(jìn)口商的通訊資料，并與他們?cè)谡骨叭〉寐?lián)系，邀請(qǐng)他們到你的展臺(tái)去參觀。

　　其次是評(píng)估信息，擬參展者通常要問(wèn)自己參加展覽會(huì)要達(dá)到哪些目標(biāo)？哪些產(chǎn)品應(yīng)在展覽會(huì)上展出？企業(yè)自身是否具有相應(yīng)的條件？估計(jì)會(huì)發(fā)生哪些費(fèi)用？這些問(wèn)題有助于企業(yè)了解市場(chǎng)現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，認(rèn)識(shí)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手和競(jìng)爭(zhēng)狀況，認(rèn)識(shí)新的供應(yīng)商、了解出口可能性、開(kāi)辟合作形式，提高企業(yè)的知名度的總體目標(biāo)；加深與現(xiàn)有客戶的聯(lián)絡(luò)、恢復(fù)與以前客戶的聯(lián)絡(luò)、建立與潛在客戶的聯(lián)絡(luò)的聯(lián)絡(luò)目標(biāo)；探測(cè)價(jià)格談判空間和支付條件、展示產(chǎn)品質(zhì)量、介紹服務(wù)質(zhì)量、提高短期和長(zhǎng)期的銷售額的銷售目標(biāo)；拓展銷售渠道、尋找代理商、設(shè)立分散的銷售倉(cāng)庫(kù)的分配目標(biāo)；檢驗(yàn)所有產(chǎn)品或每個(gè)產(chǎn)品在市場(chǎng)上的接受性、展現(xiàn)產(chǎn)品和服務(wù)的功能、完善產(chǎn)品和服務(wù)的功能。

　　而到展覽會(huì)前9個(gè)月到6個(gè)月就該進(jìn)入個(gè)人的準(zhǔn)備階段，因?yàn)槿藗儗?duì)一個(gè)地區(qū)越熟悉，那么他們就越能了解和理解這個(gè)地區(qū)和這個(gè)地區(qū)的人。這是將來(lái)在展覽會(huì)上進(jìn)行商務(wù)聯(lián)絡(luò)的一個(gè)重要前提，因?yàn)楫?dāng)?shù)氐目蛻魰?huì)立刻察覺(jué)，他們的對(duì)手對(duì)這個(gè)國(guó)家是否有所準(zhǔn)備以及對(duì)有些日常禁忌是否有所了解。當(dāng)然需要了解的內(nèi)容涉及了政治、經(jīng)濟(jì)、文化、語(yǔ)言等領(lǐng)域，自然是越多越好。

　　展覽會(huì)前6個(gè)月到3個(gè)月時(shí)，您就應(yīng)已完成設(shè)計(jì)展臺(tái)、確定展臺(tái)標(biāo)牌和圖案、委托展臺(tái)搭建商、仔細(xì)研究參展商手冊(cè)、邀請(qǐng)客戶、培訓(xùn)參展人員、尋求官方聯(lián)系、確定旅行日期、核算費(fèi)用總額等瑣碎而又或不可缺的工作。

　　最后的3個(gè)月內(nèi)您是否備好所有合同和訂單的復(fù)印件、展品（圖文資料、名片、姓名牌等）、旅行（護(hù)照復(fù)印件、機(jī)票、信用卡、簽證）、備用資金（臨時(shí)人員、交通、住宿、飲食等）；是否留下旅店、主辦者的電話/傳真號(hào)碼及展臺(tái)號(hào)、注意時(shí)間差、約定聯(lián)絡(luò)時(shí)間；是否隨身帶上了知名作家的游記、旅游及語(yǔ)言指南和地圖資料？

　　展覽會(huì)期間的忠告依據(jù)以往中國(guó)企業(yè)在歐洲參加展覽會(huì)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)了幾點(diǎn)展會(huì)應(yīng)該做的和不應(yīng)該做的，希望中國(guó)欲參展企業(yè)可以借鑒。他說(shuō)，有吸引力的展臺(tái)設(shè)計(jì)、整潔陳列產(chǎn)品、中英文對(duì)照的產(chǎn)品說(shuō)明書、訓(xùn)練有素英語(yǔ)流利的展臺(tái)工作人員、保持整潔都會(huì)樹(shù)立和提高公司形象和知名度有很大幫助的。他同時(shí)強(qiáng)調(diào)，舉辦研討會(huì)或產(chǎn)品介紹會(huì)，能傳播產(chǎn)品發(fā)展信息，提高公司形象和知名度起到事半功倍的效果。同時(shí)，據(jù)一項(xiàng)權(quán)威研究表明，您花在攤位如果是1元錢，那么花在攤位搭建、同期廣告、新聞發(fā)布等方面的費(fèi)用將為8元。

　　特別要注意的是，為了中國(guó)企業(yè)的國(guó)際形象，請(qǐng)別在展臺(tái)吃東西、喝水或抽煙，也請(qǐng)您別坐著，因?yàn)楹芏鄧?guó)外觀眾對(duì)此很反感。更不要在專業(yè)展覽會(huì)上賣樣品，因?yàn)槟闼鎸?duì)的是專業(yè)觀眾而不是普通的消費(fèi)者。他舉例說(shuō)，在一個(gè)大型家具展上，中國(guó)的一位參展商在展位上還同時(shí)展示燒烤及園林用具。即使有空地，也不能采取這樣的做法，一是沒(méi)有燒烤或園林方面的客戶來(lái)參觀采購(gòu)，另一方面，公司形象也會(huì)一落千丈。

　　如果您在歐洲的某地參展，如德國(guó)的科隆，請(qǐng)別忘了享受您應(yīng)該享受的免費(fèi)服務(wù)，例如：憑展商證、門票、記者證等可免費(fèi)乘坐科隆市的公交車輛（如公共汽車、輕軌、地鐵、普快列車）；免費(fèi)乘坐每半小時(shí)前往機(jī)場(chǎng)的班車；免費(fèi)乘坐前往科隆大教堂的班車；憑記者證可在展覽中心內(nèi)免費(fèi)乘坐新聞專車；參展商可免費(fèi)將公司的宣傳材料擺放在新聞中心；新聞?dòng)浾呖擅赓M(fèi)享受通訊、復(fù)印、圖片服務(wù)；參展商可將自己在展會(huì)期間擬舉辦的活動(dòng)通知新聞中心，新聞中心將展會(huì)期間所有活動(dòng)匯總并散發(fā)給所有新聞界；登機(jī)手續(xù)：在展覽中心的漢莎航空公司柜臺(tái)可辦理登機(jī)牌及行李托運(yùn)；免費(fèi)譯員：展覽中心可提供一小時(shí)之內(nèi)的免費(fèi)翻譯。

　　展覽會(huì)后一切才剛剛開(kāi)始提醒剛剛在歐洲參加完展覽的人士，展覽會(huì)后別忘了要對(duì)預(yù)期目標(biāo)的達(dá)到程度、市場(chǎng)信息的獲取、發(fā)生費(fèi)用、弱點(diǎn)失誤、進(jìn)行總結(jié)評(píng)估。同時(shí)與客戶確認(rèn)合同，實(shí)現(xiàn)您在展會(huì)上對(duì)客戶的諾言，寫信給感興趣的廠商。如果有所收獲，別忘了籌劃下次參展，考慮到參展攤位緊張，您也可在展會(huì)快結(jié)束時(shí)預(yù)訂，或是考慮參加其他展覽會(huì)。