你如何突破市場(chǎng)炒作，為下一次企業(yè)活動(dòng)選擇合適的地點(diǎn)?這里有10個(gè)步驟，以及內(nèi)部提示，可以幫助您成功地進(jìn)行站點(diǎn)檢查。

一個(gè)活動(dòng)策劃死后去了天堂。在天國(guó)之門(mén)，圣彼得也邀請(qǐng)她去看看地獄，這樣她才能理解自己的選擇。地獄看起來(lái)不錯(cuò)——事實(shí)上比天堂更好。她做出了選擇，卻發(fā)現(xiàn)自己被烈火和硫磺包圍著。她抬頭仰望天空，喊道:“這不是我以前見(jiàn)過(guò)的地獄?！薄皩?duì)不起，”圣彼得說(shuō)，“那只是現(xiàn)場(chǎng)檢查。”西班牙馬德里國(guó)際秋季禮品及家居飾品展覽會(huì)

開(kāi)玩笑地說(shuō)，為你的公司活動(dòng)選擇一個(gè)地點(diǎn)是計(jì)劃一個(gè)活動(dòng)最重要和最困難的部分之一。當(dāng)他們?cè)谧非竽愕纳?，你的客人將?huì)體驗(yàn)到什么時(shí)，你如何區(qū)分這些美好的畫(huà)面?

一旦你確定了你的活動(dòng)目標(biāo)，評(píng)估了你的參與者的需求，并將你的可能的場(chǎng)地縮小到兩到三個(gè)站點(diǎn)的簡(jiǎn)短列表，它通常會(huì)歸結(jié)到最重要的站點(diǎn)檢查。遵循這10條建議，你更有可能找到一個(gè)合適的場(chǎng)所，而不會(huì)陷入事件策劃的地獄。

1.開(kāi)始暗地里

出席者對(duì)場(chǎng)地的第一印象為接下來(lái)的活動(dòng)奠定了基礎(chǔ)。如果你在機(jī)場(chǎng)被豪華轎車(chē)接走，不去標(biāo)準(zhǔn)的前臺(tái)辦理登機(jī)手續(xù)，睡在升級(jí)的房間里，享受高端設(shè)施，你的第一印象可能會(huì)大不相同。

獲得與會(huì)者將遇到的真實(shí)想法的最好方法是在“秘密模式”中啟動(dòng)站點(diǎn)檢查。在你預(yù)定的旅行之前飛進(jìn)去，先自己檢查一下場(chǎng)地。

當(dāng)你到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)，你的第一印象是什么?主入口是否受歡迎，是否有供參會(huì)者非正式會(huì)面的區(qū)域?如果這是酒店的財(cái)產(chǎn)，當(dāng)你到達(dá)的時(shí)候，是否有人向你打招呼，問(wèn)你是否需要幫助處理你的行李?前臺(tái)人員充足嗎?

當(dāng)你在房子周?chē)邉?dòng)時(shí)，注意場(chǎng)地的方向標(biāo)志。你能很容易找到路嗎?還要確保場(chǎng)地是符合美國(guó)殘疾人法(ADA)的無(wú)障礙停車(chē)場(chǎng)、輪椅坡道、盲文標(biāo)志等。

檢查物業(yè)的狀況——包括公共區(qū)域的地毯、窗簾和家具的清潔程度。在酒店的場(chǎng)地上，你可以進(jìn)入正在打掃的房間，看看它們是否和你的房間和你在旅行中看到的其他房間一樣。定期檢查你的手機(jī)或平板電腦，看看是否有免費(fèi)的Wi-Fi，或者是否覆蓋范圍緩慢且參差不齊。

2.請(qǐng)求正確的指導(dǎo)

當(dāng)你安排你的官方旅行時(shí)，問(wèn)一下你真正要合作的人(例如:如果你的銷(xiāo)售人員認(rèn)為你想聽(tīng)什么，他(她)就會(huì)告訴你。與你協(xié)商合同的那個(gè)人并不是在計(jì)劃過(guò)程中跟蹤你的那個(gè)人，你需要弄清楚那個(gè)人是否是你愿意與之共事的人。

您還需要請(qǐng)求與您一起工作的人員或人員的憑據(jù)和經(jīng)驗(yàn)級(jí)別。我曾有過(guò)與不合格的設(shè)施經(jīng)理共事的糟糕經(jīng)歷，在此期間，我把所有的時(shí)間都用在了酒店業(yè)的“語(yǔ)言”上，并且聽(tīng)到“我要檢查一下，然后和你聯(lián)系?！?/p>

3.做背景調(diào)查

當(dāng)你開(kāi)始參觀時(shí)，問(wèn)一下公共/功能區(qū)域的最后一次翻修是什么時(shí)候完成的，如果可以的話，問(wèn)一下最近升級(jí)的臥室家具和床單的日期。我的同事瑪格麗特·肯尼迪(Margaret Kennedy)是CMP的成員，她說(shuō)，床上用品和床墊至少應(yīng)該每五年更換一次——尤其是在入住率高的會(huì)議城市——其他裝飾和化妝品更新至少應(yīng)該每8到10年更換一次。

詢問(wèn)未來(lái)的建筑或翻新計(jì)劃，以及這些計(jì)劃是否會(huì)影響你的活動(dòng)日期。目前該物業(yè)是待售還是待售?物業(yè)計(jì)劃是否有變更管理，如果有，是什么時(shí)候?

在同一地點(diǎn)，了解其他組織將在你的活動(dòng)中擔(dān)任什么職務(wù)。在你的活動(dòng)中，如果其他組承包相鄰的空間，你能被通知嗎?

還要詢問(wèn)場(chǎng)地內(nèi)部供應(yīng)商提供的服務(wù)和價(jià)格列表，如視聽(tīng)、電信和互聯(lián)網(wǎng)、花卉和電腦租賃，并詢問(wèn)是否有任何供應(yīng)商有提供這些服務(wù)的獨(dú)家合同。排他性會(huì)扼殺競(jìng)爭(zhēng)，并會(huì)大大提高價(jià)格。

4.你的活動(dòng)照片

當(dāng)你在函數(shù)空間中漫游時(shí)，想象一下你具體的事件安排。你的登記處在哪里?你會(huì)使用哪個(gè)會(huì)議室?你會(huì)在哪里建立你的展覽大廳，舉行招待宴會(huì)，舞臺(tái)娛樂(lè)，或提供食物?如果這些功能中的任何一個(gè)在室外進(jìn)行，在惡劣的天氣情況下，有什么備用方案?你會(huì)在哪里找到員工辦公室和擴(kuò)音器的綠色房間?評(píng)估每個(gè)領(lǐng)域是否足以滿足您的需求。

考慮到你需要的影音設(shè)備和食物、等級(jí)材料或服務(wù)站，確保得到準(zhǔn)確的樓層平面圖，最大限度地滿足各種設(shè)置(如:接待處、劇院、教室、圓形、新月形等)和所有房間的官方消防規(guī)范。如果你的出席人數(shù)超過(guò)你最初的估計(jì)，設(shè)施是否有多余的空間?

問(wèn)很多關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)接入和有線和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)連接的成本的問(wèn)題。如果必要的話，讓你的內(nèi)部技術(shù)團(tuán)隊(duì)參與進(jìn)來(lái)，以確保你已經(jīng)充分評(píng)估了所有的互聯(lián)網(wǎng)和電源需求。

參觀你在活動(dòng)期間使用的會(huì)議室。它們是在設(shè)備的同一層，還是分布在不同的樓層?如果電梯被用來(lái)在它們之間穿梭，那么在休息時(shí)間，電梯的數(shù)量是否足以讓你的客人移動(dòng)呢?

是否有足夠的標(biāo)牌給直接參會(huì)者?會(huì)議室附近有足夠的洗手間嗎?如果您的客人將得到小吃和餐點(diǎn)，那么會(huì)議室、展覽廳和餐飲區(qū)之間的距離是多少?

留意房間的功能，因?yàn)樗鼈兣c你的AV需求有關(guān)?？紤]內(nèi)置的音響系統(tǒng)、數(shù)據(jù)端口、AV和與會(huì)者的筆記本電腦等。檢查是否有視覺(jué)障礙，如支架或燈具，以及相鄰房間的聲音出血問(wèn)題，特別是如果房間是用折疊墻隔開(kāi)的。

對(duì)與會(huì)者來(lái)說(shuō)，溫度總是一個(gè)“熱點(diǎn)”。功能和會(huì)議室的溫度是如何控制的，每個(gè)房間都有獨(dú)立的恒溫器嗎?如果是的話，誰(shuí)來(lái)控制它?

5.走在幕后

不要把你的訪問(wèn)限制在場(chǎng)館想要帶你去的地方;要求一個(gè)臨時(shí)的參觀“房子后面”，尋找清潔和組織。根據(jù)會(huì)議的類型，檢查該物業(yè)的運(yùn)輸碼頭的通道、貨運(yùn)電梯的接近程度和容量、設(shè)施的貨物接收和物料處理能力，以及倉(cāng)庫(kù)的位置和安全性。

確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)的會(huì)議家具、亞麻布、裝飾品、道具等足夠滿足您的活動(dòng)需要。確保這些家具的狀況符合你的標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)樵S多場(chǎng)地已經(jīng)延長(zhǎng)這些項(xiàng)目的壽命，以節(jié)省金錢(qián)。

6.大快朵頤

食物質(zhì)量對(duì)你的參會(huì)者來(lái)說(shuō)很重要，你不希望干巴巴的三文魚(yú)成為你活動(dòng)中最難忘的部分?？紤]一下場(chǎng)館的標(biāo)準(zhǔn)菜單，問(wèn)問(wèn)你是否可以與廚師或其他餐飲公司合作，為主題活動(dòng)和有特殊飲食要求的參會(huì)者定制菜單?，F(xiàn)在有這么多不同的食物需求(例如:純素、無(wú)麩質(zhì)、乳糖不耐癥、堅(jiān)果或海鮮過(guò)敏等)，有必要弄清楚哪些食物是標(biāo)準(zhǔn)的，哪些可能需要廚房的其他安排。

考慮設(shè)置一個(gè)品嘗你可能提供的食物的項(xiàng)目來(lái)檢查食物的質(zhì)量和呈現(xiàn)。場(chǎng)館的食品質(zhì)量保證是什么?在預(yù)計(jì)的客人數(shù)量之上，它保證有多少數(shù)量?場(chǎng)館何時(shí)要求最終出席人數(shù)?另外，你也可以詢問(wèn)一下最低的費(fèi)用，無(wú)論是餐費(fèi)還是活動(dòng)費(fèi)，因?yàn)椴惋嬍菆?chǎng)館收入的主要來(lái)源，在你協(xié)商住宿和會(huì)議室的時(shí)候也會(huì)考慮。

獲取任何額外收費(fèi)的清單，如行政費(fèi)用、調(diào)酒師或咖啡師的人事費(fèi)、使用你自己的餐飲服務(wù)供應(yīng)商的收購(gòu)費(fèi)用、小費(fèi)、酬金和銷(xiāo)售稅的標(biāo)準(zhǔn)百分比。并找出服務(wù)器與客人的比例，以確保人員配備足夠。最后，通過(guò)訂房服務(wù)來(lái)測(cè)試電話人員的友好程度、交貨速度和菜單的質(zhì)量。

7.滿足員工

在經(jīng)歷了幾年的不景氣之后，酒店和其他場(chǎng)所都在壓縮預(yù)算以提高收入，許多酒店都削減了員工數(shù)量。因此，要找出員工與客房的比例以及員工的平均工作時(shí)間。將這些數(shù)字與您正在考慮的其他屬性進(jìn)行比較。長(zhǎng)壽是員工受到善待的一個(gè)很好的標(biāo)志，也會(huì)反過(guò)來(lái)善待你的客人。特別重要的是要弄清楚設(shè)施的總經(jīng)理和部門(mén)負(fù)責(zé)人在那里工作了多久，因?yàn)樗麄儗⒃谀愕幕顒?dòng)的成功中扮演重要的角色。

一定要去見(jiàn)宴會(huì)經(jīng)理和隊(duì)長(zhǎng)，以及那些管理會(huì)議室陳設(shè)、床單、裝飾、房間布置和餐飲服務(wù)的人。如果其它服務(wù)如AV和Internet是排他性的，也要與這些領(lǐng)域的管理人員會(huì)面。在你的活動(dòng)中，它們都將是非常重要的接觸點(diǎn)，以保持一切順利和及時(shí)。如果適用于您的活動(dòng)，請(qǐng)?jiān)儐?wèn)與您有工作關(guān)系的本地第三方供應(yīng)商的列表，如綜合服務(wù)承包商、目的地管理公司、安全供應(yīng)商和運(yùn)輸供應(yīng)商，以便將您的客人從機(jī)場(chǎng)、酒店和活動(dòng)之間轉(zhuǎn)移。

了解一下場(chǎng)館的工會(huì)合同有哪些限制，這些限制可能會(huì)影響你獨(dú)自完成基本任務(wù)的能力，比如從筆記本電腦到投影儀運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)的視頻線纜，或者設(shè)置自己的投影屏幕。這些似乎是很小的細(xì)節(jié)，但當(dāng)涉及到你的最終發(fā)票時(shí)，它們可以很快地計(jì)數(shù)。有一次，當(dāng)我?guī)е约旱挠芯€電視去參加一個(gè)活動(dòng)時(shí)，有人告訴我不能用它。取而代之的是，場(chǎng)地向我收取了50美元的有線電視租金，然后增加了勞動(dòng)和服務(wù)費(fèi)，以及稅收。還有一次，我在莫斯康中心(Moscone Center)舉辦了一場(chǎng)午餐會(huì)，為了安裝和拆卸一個(gè)簡(jiǎn)單的彈出式投影屏幕和LCD投影儀，我被收取了兩個(gè)5小時(shí)的最低費(fèi)用。

最后，問(wèn)一問(wèn)酒店員工是否屬于集體談判協(xié)議(工會(huì)成員)的一部分，如果是，他們當(dāng)前的合同何時(shí)到期。如果他們的合同在你的活動(dòng)之前或期間到期，那么很有可能發(fā)生罷工，這可能會(huì)破壞你的活動(dòng)。

8.做一個(gè)安全檢查

作為一名活動(dòng)專業(yè)人士，你有責(zé)任確保你選擇的場(chǎng)地對(duì)你的參會(huì)者是安全的。詢問(wèn)當(dāng)?shù)氐姆缸锫?，獲取場(chǎng)館的安全和安保政策，并詢問(wèn)目前的安保人員水平。場(chǎng)地保安人員完成了哪些培訓(xùn)?它的安全官員是否接受過(guò)心肺復(fù)蘇或除顫器的使用培訓(xùn)(如果現(xiàn)場(chǎng)有的話)?距離最近的醫(yī)院和急診室有多遠(yuǎn)?

注意走廊里的燈光，晚上被房間鑰匙激活的有限通道門(mén)，停車(chē)場(chǎng)和停車(chē)場(chǎng)的照明。還要檢查所有的消防出口是否有正確的標(biāo)記和照明，并討論場(chǎng)地的疏散程序。

9.檢查引用

向你的銷(xiāo)售代表詢問(wèn)最近在會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)的三位活動(dòng)策劃人的聯(lián)系方式。并通過(guò)LinkedIn組或其他論壇，利用行業(yè)內(nèi)的小道消息，獲取場(chǎng)地的第一手資料。

如果在你的現(xiàn)場(chǎng)檢查中出現(xiàn)機(jī)會(huì)，你可以向現(xiàn)場(chǎng)的其他會(huì)議策劃者介紹你自己，他們可以分享他們對(duì)與場(chǎng)地的整體關(guān)系的見(jiàn)解。

10.好好筆記

確保您使用相同的矩陣在每個(gè)地點(diǎn)收集和記錄信息。我喜歡做一個(gè)電子表格來(lái)比較我所考慮的場(chǎng)地的不同方面，有足夠的空間在我游覽的時(shí)候記下快速筆記。我還分析了我所參觀的場(chǎng)館的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅。當(dāng)我在做決定的過(guò)程中，我給每個(gè)屬性拍了很多照片，以幫助我更新記憶。

盡管你的數(shù)百個(gè)問(wèn)題可能會(huì)讓你的導(dǎo)游筋疲力盡，但是仔細(xì)的檢查和詳細(xì)的分析應(yīng)該能幫助你發(fā)現(xiàn)潛在場(chǎng)所珍珠般的外表背后的任何火藥味和硫磺味。西班牙馬德里國(guó)際秋季禮品及家居飾品展覽會(huì)

一步一步的檢查

以下是我對(duì)現(xiàn)場(chǎng)檢查的10步方法的簡(jiǎn)要概述。使用它來(lái)指導(dǎo)你下次的場(chǎng)地檢查，并幫助你為公司的活動(dòng)選擇最好的物業(yè)。

1。悄悄開(kāi)始:在你預(yù)定的參觀時(shí)間到來(lái)之前，要有足夠的時(shí)間，觀察酒店員工對(duì)你的態(tài)度，直到他們意識(shí)到你在那里進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。

2。要求合適的導(dǎo)游:如果你在現(xiàn)場(chǎng)預(yù)定了活動(dòng)地點(diǎn)，要求現(xiàn)場(chǎng)導(dǎo)游是你真正要合作的人。

3所示。做一個(gè)背景調(diào)查:找出酒店最近更新的床上用品和床墊。一般來(lái)說(shuō)，這些東西至少應(yīng)該每五年換一次。

4所示。想象一下你的活動(dòng):考慮到任何視聽(tīng)設(shè)備或其他設(shè)備，獲得精確的樓層平面圖，最大限度地滿足各種設(shè)置和所有房間的消防規(guī)范要求。

5。走到幕后:要求一個(gè)“房子后面”的臨時(shí)旅行，尋找干凈和組織。

6。周詳:安排一次品嘗你正在考慮為客人提供的食物，以檢驗(yàn)食物的質(zhì)量和呈現(xiàn)。另外，你也可以要求一份你可能產(chǎn)生的額外費(fèi)用的清單。

7所示。與員工會(huì)面:一定要與宴會(huì)經(jīng)理和機(jī)長(zhǎng)會(huì)面，以及負(fù)責(zé)會(huì)議室陳設(shè)、床單、裝飾、房間布置和餐飲服務(wù)的人員會(huì)面。

8。做一個(gè)安全檢查:詢問(wèn)當(dāng)?shù)氐姆缸锫剩@得一份場(chǎng)地的安全和安全政策，并詢問(wèn)目前的安全人員水平。

9。查閱參考資料:向你的銷(xiāo)售代表詢問(wèn)最近在會(huì)場(chǎng)舉辦活動(dòng)的三位活動(dòng)策劃人的聯(lián)系方式。聯(lián)系這些人獲得反饋和洞察力。

10。記好筆記:確保你使用相同的矩陣來(lái)收集和記錄你訪問(wèn)的每個(gè)地點(diǎn)的信息。并且在你的訪問(wèn)結(jié)束后，多拍一些照片來(lái)幫助你恢復(fù)記憶。