主辦機構(gòu)在確定了展覽會的有關(guān)日期安排，指定了展覽會承建商、展覽會運輸代理和展覽會旅游代理以后，就可以著手編制展覽會的《參展說明書》。一般來說，展覽會說明書主要包括以下幾方面的內(nèi)容。

　　1. 前言

　　前言主要是對參展商參加本展覽會表示歡迎，說明本手冊編制的原則和目的，提醒參展商在籌展、布展、展覽和撤展等環(huán)節(jié)要自覺遵守本手冊的相關(guān)規(guī)定等。

　　2. 展覽場地基本情況

　　展覽場地基本情況包括展館及展區(qū)平面圖、至展館的交通圖、展覽場地的基本技術(shù)數(shù)據(jù)等。

　　3. 展覽會基本信息

　　展覽會基本信息包括展覽會的名稱、舉辦地點、展覽時間、辦展機構(gòu)，展覽會指定承建商、指定運輸代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。

　　4. 展覽會規(guī)則

　　展覽會規(guī)則就是展覽會要求參展商和觀眾等參加展覽會時所必須遵守的一些規(guī)章制度。

　　5. 展位搭裝指南

　　展位搭裝指南是對展覽會展位搭裝的一些基本要求和說明.主要包括標準展位說

　　明和空地展位搭裝說明等。

　　6.展品運愉指南

　　展品運愉指南是對參展商將展品等物品運到展覽現(xiàn)場所作的一些指引和說明，主要包括海外運輸指南和國內(nèi)運輸指南等。

　　7. 相關(guān)表格

　　相關(guān)表格包括展覽表格和層位搭裝表格兩種。

　　參展說明書編制成功以后，可以印刷成冊，在展覽會開幕前適當(dāng)?shù)臅r問寄給參展商，也可以將其內(nèi)容發(fā)布在展覽會的專門網(wǎng)站上供參展商閱覽和下載，如果展覽會有海外參展商，還要將參展商手冊翻譯成外語文本。