展覽會(huì)招展就是通過各種方式將那些產(chǎn)品(服務(wù))與擬辦展覽會(huì)主題相符的制造商、供應(yīng)商、成果擁有者、服務(wù)提供者吸引進(jìn)展覽會(huì)。讓其在展覽會(huì)上展示和推銷自己的產(chǎn)品、服務(wù)和技術(shù)成果;所謂招商就是通過各種方式將那些對(duì)擬辦展覽會(huì)展示產(chǎn)品有需要和感興趣的采購商和其他觀眾引進(jìn)展覽會(huì)。

　　展覽會(huì)招展策劃一般包括以下內(nèi)容。

　　1. 展覽會(huì)的簡介

　　簡介是用簡潔的語言對(duì)展覽會(huì)作一個(gè)輪廓性的描繪，它要向參展商扼要地說明展覽會(huì)的宗旨、層次水平、功能和發(fā)展前景等。

　　2. 展覽會(huì)組織者

　　展覽會(huì)組織者即舉辦單位。因?yàn)槲覈鴮?duì)國際展實(shí)行主辦單位資格認(rèn)定制，即只有國家有關(guān)部門認(rèn)定的機(jī)構(gòu)方，有權(quán)主辦國際展，因此在我國有主、承辦單位之分。沒有主辦資質(zhì)的機(jī)構(gòu)只能做承辦單位。除了主、承辦單位外還有一些其他相關(guān)機(jī)構(gòu)協(xié)助展覽會(huì)舉辦的組織。

　　3. 專業(yè)設(shè)置

　　所謂專業(yè)設(shè)置就是展覽會(huì)的展覽分類和范圍。在招展朽中說明專業(yè)設(shè)代是要告示擬議中的展覽的內(nèi)容，潛在的展商可以據(jù)此決定是否前來參展。

　　專業(yè)設(shè)置介紹的詳略人們有不間的看法，有的認(rèn)為應(yīng)該詳細(xì)一些，以便于廠商作決策。有的則提出不必過于煩瑣，因?yàn)闃I(yè)內(nèi)企業(yè)對(duì)有關(guān)專業(yè)一看便知道。應(yīng)該視具體情況而定。

　　4. 歷史業(yè)績

　　新加坡的一家著名展覽公司的負(fù)責(zé)人種說過，第一次舉辦的展覽很難吸引廠商前去參展。因?yàn)闀?huì)展是一種遠(yuǎn)期要約，人們無法事前頂計(jì)擬議中的展覽會(huì)質(zhì)量如何、舉辦單位是否有誠信。說服潛在今展商的址好方法就址向他們介紹以往歷屆展覽成功舉辦的情況。歷史業(yè)績部分非常重要，因?yàn)樗钣姓f服力。

　　5. 參展收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)

　　參展收費(fèi)即展覽空間出租費(fèi)，這是展覽舉辦方的基本收人，當(dāng)然也是參展商的基本支出，必然是潛在展商最關(guān)心的部分之一。

　　日前我國對(duì)國內(nèi)企業(yè)、三資企業(yè)和外國企業(yè)是分別收費(fèi)的。展位的出租單位分兩種：一種是標(biāo)準(zhǔn)展位(3m x 3m)，另一種是光地，對(duì)光地出租一般是有最低起租面積限制的。有的招展書將收費(fèi)設(shè)計(jì)成價(jià)目表，這樣更為清晰。

　　6. 展覽會(huì)宣傳和專業(yè)觀眾組織

　　前面已經(jīng)說明潛在的參展商是十分在意展覽會(huì)的專業(yè)觀眾的，因?yàn)樗麄兪瞧髽I(yè)產(chǎn)品潛在的買方，所以，招展書中應(yīng)該說明展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)招商工作的打算和實(shí)施方案，包括通過什么渠道、什么方式組織專業(yè)觀眾等。

　　7. 服務(wù)項(xiàng)目

　　展覽會(huì)期間展覽組織者將向參展商提供各種服務(wù)。這些服務(wù)非常重要，離開這些服務(wù)招展工作無法展開。同時(shí)服務(wù)也是一種競爭手段，組織者提供的服務(wù)越多，對(duì)參展商吸引力越大。在招展書中，應(yīng)向參展商明確說明哪些項(xiàng)目是免費(fèi)服務(wù)，哪些項(xiàng)目是收費(fèi)服務(wù)。一方面使參展商有所計(jì)劃和準(zhǔn)備。另一方面避免出現(xiàn)不必要的糾紛。

　　8. 其他有關(guān)事項(xiàng)

　　招展書的最后還必須將一些參展的具體事項(xiàng)告訴潛在參展商，如展覽的日程安排、與展覽組織機(jī)構(gòu)聯(lián)系的方式，以及參展費(fèi)用的匯款方式和途徑等等。日程安排一般分：布展日期、撤展日期、展出日期及每日對(duì)外開放的時(shí)間。匯款事宜包括匯款對(duì)象公司名稱、開戶銀行、銀行賬號(hào)。

　　9. 參展申請表

　　招展書應(yīng)附參展申請表供參展商填寫，以便展覽會(huì)組織機(jī)構(gòu)掌握展商的信息和其體要求。參展商將參展申諸表填報(bào)給主辦方，即表明該參展商已有意向參展，但真正參展一般要以支付攤位費(fèi)為準(zhǔn)。