邀請(qǐng)函在我們?nèi)粘Ｉ钪袘?yīng)用廣泛而商務(wù)活動(dòng)邀請(qǐng)函是邀請(qǐng)函的一個(gè)重要分支。商務(wù)邀請(qǐng)函是商務(wù)活動(dòng)中。主辦方為了鄭重邀請(qǐng)其合作伙伴（投資人、材料供應(yīng)方、營(yíng)銷渠道商、運(yùn)輸服務(wù)合作者、政府部門負(fù)責(zé)人、新聞媒體朋友等）參加其舉行的活動(dòng)而制發(fā)的書面函件。它體現(xiàn)了活動(dòng)主辦方的禮儀愿望、友好盛情；反映了商務(wù)活動(dòng)中的人際社交關(guān)系。

　　對(duì)會(huì)展行業(yè)而言，商務(wù)邀請(qǐng)函自然也是不可或缺的。一般來(lái)說(shuō)，會(huì)展活動(dòng)商務(wù)邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容主要包含了：會(huì)展活動(dòng)的名稱、舉辦城市、地點(diǎn)、時(shí)間、背景、目的，主辦機(jī)構(gòu)和組織機(jī)構(gòu)，會(huì)展活動(dòng)的內(nèi)容和形式、特點(diǎn)等，主要參加或參與對(duì)象，會(huì)展活動(dòng)的相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　　下面以2012年德國(guó)法蘭克福國(guó)際辦公用品展覽會(huì)為例，分析展覽會(huì)商務(wù)邀請(qǐng)函的正文部分具體內(nèi)容應(yīng)如何編寫。

展覽會(huì)商務(wù)邀請(qǐng)函（信）實(shí)例分析

2012年德國(guó)法蘭克福國(guó)際辦公用品展覽會(huì)商務(wù)邀請(qǐng)函

　　第一部分

　　德國(guó)法蘭克福國(guó)際辦公用品展覽會(huì)PAPER WORLD是世界上最著名的、影響最大的文具辦公用品博覽會(huì)，該展覽會(huì)始辦于 1949 年，每年一屆，現(xiàn)已成為專業(yè)廠商開拓歐洲市場(chǎng)，特別是德國(guó)市場(chǎng)，掌握專業(yè)信息，了解當(dāng)今國(guó)際市場(chǎng)流行趨勢(shì)，掌握最新技術(shù)及簽訂訂貨合同最重要的展會(huì)。 該展會(huì)聚集了世界上辦公用品行業(yè)內(nèi)的各大主導(dǎo)品牌，主導(dǎo)著業(yè)內(nèi)的潮流走向趨勢(shì)；該展會(huì)高度的國(guó)際性和供應(yīng)的多元性為參展商和參觀商之間構(gòu)筑了一個(gè)交流平臺(tái)，從而讓參與者有不斷擴(kuò)展業(yè)務(wù)的商機(jī)，當(dāng)之無(wú)愧為業(yè)內(nèi)世界最大、輻射最廣的專業(yè)貿(mào)易展會(huì)。

　　【分析：背景說(shuō)明，寫明舉辦會(huì)展活動(dòng)的背景和目的】

　　第二部分

　　主辦單位：法蘭克福展覽公司

　　媒體支持：bxf020.com

　　中國(guó)協(xié)辦/承辦單位：廈門市盈拓商務(wù)有限公司

　　【分析：組織說(shuō)明。對(duì)會(huì)展活動(dòng)組織結(jié)構(gòu)的進(jìn)行介紹，包括的主辦者、協(xié)辦者、承辦者等】

　　第三部分

　　展出時(shí)間：2013年01月26日-29日

　　展出地點(diǎn)：中國(guó)進(jìn)出口商品交易會(huì)琶洲展館

　　【分析：時(shí)間與地點(diǎn)。根據(jù)會(huì)展活動(dòng)設(shè)定的舉辦日期、結(jié)束日期與舉辦城市、地點(diǎn)進(jìn)行描述。】

　　第四部分

　　展示內(nèi)容：辦公耗材、辦公設(shè)備、學(xué)習(xí)用品、家用紙品、禮品文具、創(chuàng)意文具等。

　　展會(huì)特色：

　　◆Paper word 是全世界最具影響力的文具及辦公設(shè)備展會(huì)。

　　◆每年吸引眾多專業(yè)觀眾及供應(yīng)商來(lái)展。

　　商機(jī)無(wú)限：

　　★自創(chuàng)辦以來(lái)該展已經(jīng)成為辦公用品、禮品等專業(yè)廠商開拓歐洲市場(chǎng)，特別是德國(guó)市場(chǎng)，掌握專業(yè)信息、了解當(dāng)今國(guó)際市場(chǎng)流行趨勢(shì)、掌握最新技術(shù)及簽訂合同最重要的展會(huì)。該展被認(rèn)為世界同行業(yè)中最具規(guī)模、最具檔次、最具成交價(jià)值的專業(yè)展會(huì)。

　　★觀眾群體的高質(zhì)量以及國(guó)際性再次鞏固了該展會(huì)作為國(guó)際節(jié)慶禮品界最重要交易場(chǎng)所的地位。

　　【分析：會(huì)展活動(dòng)的具體內(nèi)容介紹，主要包括了會(huì)展活動(dòng)的展區(qū)劃分、展品設(shè)定、同期活動(dòng)、展示服務(wù)、會(huì)展活動(dòng)的特點(diǎn)、會(huì)展活動(dòng)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)內(nèi)容】

　　第五部分

　　聯(lián)系地址：廈門市湖里大道41號(hào)聯(lián)泰大廈2樓

　　聯(lián)系人：林小姐/張小姐

　　傳真：0592-2396880

　　電話：0592-2392333

　　【分析：聯(lián)絡(luò)信息。寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式，包括傳真、電話、郵箱、負(fù)責(zé)人等。結(jié)尾處也可寫"此致"，再換行頂格寫"敬禮"，亦可省略。】

　　在寫邀請(qǐng)函的過(guò)程中，有些工作人員會(huì)上網(wǎng)找一些范文，全篇照抄，然后只改動(dòng)一下名字和展會(huì)的地址，就完成了任務(wù)。其實(shí)這樣會(huì)顯得沒(méi)有誠(chéng)意?？蛻舨粌H僅是只跟一家公司做生意，邀請(qǐng)函可不止收到一封，類似的范文他可能已經(jīng)見過(guò)幾百遍了，這樣的邀請(qǐng)函缺乏吸引力。如果能針對(duì)客戶寫一些誠(chéng)意十足的文字，在文中對(duì)客戶致以問(wèn)候，尤其是能在文中提一下跟該客戶上次的談話細(xì)節(jié)，更能加深對(duì)方的印象。這樣才是一份好的邀請(qǐng)函。